Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7 (499) 653-60-72 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 426-14-07 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 500-27-29 (бесплатно)

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки

Гражданское право

Важные моменты закона о введении электронных трудовых книжек

Переход на ЭТК будет происходить постепенно, в течение 2020 года. Применение электронных трудовых книжек обязательно для всех организаций и ИП-работодателей. Бумажные книжки при этом не отменяются, в 2020 году они будут применяться наравне с ЭТК.

С 2020 года работодателям нужно сдавать в ПФР новый персонифицированный отчет по форме СЗВ-ТД – сведения о трудовой деятельности по каждому работнику. Работникам данные о работе будут выдаваться в виде сведений по форме СЗИ-ТД. За неверное внесение данных и задержку выдачи сведений сотрудникам работодатели будут нести административную ответственность.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafety

Работникам предоставлено право самостоятельно выбирать, в каком именно формате будут вестись их трудовые книжки: в виде бумажного документа или в электронном виде. Но с 2021 года на граждан, которые не имеют стажа и впервые поступают на работу, трудовые книжки будут оформляться только в электронном формате.

Необходимо зафиксировать факт согласия нанятого сотрудника на отказ от бумажной трудовой книжки или желание сохранить ее с помощью соответствующего заявления. Заявление можно написать в произвольной форме. Также кадровая служба может самостоятельно подготовить бланки заявлений и раздать их работникам.

  • Утвердить новые локальные нормативные акты об электронных трудовых или внести изменения в ранее действующие. При наличии выборного органа первичной профсоюзной организации надо учитывать его мнение.

  • Внести соответствующие изменения в соглашения и коллективные договоры, обсудив их с представителями работников.

  • Вручить всем без исключения работникам уведомления о введении электронной трудовой книжки и поставить их в известность о праве выбора между бумажным и электронным форматом.

  • Технически подготовиться к передаче данных в ПРФ, приобрести соответствующее оснащение.

Еще по теме  Увольнение по соглашению сторон в 2020 году

Как оформить приказ

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки

2020 год ознаменует собой начало перехода от бумажных трудовых книжек к их электронным версиям. С 01.01.2020 начнут действовать изменения в Трудовом кодексе, касающиеся этой процедуры. До 30.06.2020 работодатели должны:

  • уведомить персонал о том, что сведения о стаже теперь будут храниться в Пенсионном фонде в электронном виде;
  • предложить работникам сделать выбор в пользу бумажной книжки или электронной.

В связи с этим в компании или у ИП может возникнуть необходимость в издании приказов и принятии новых нормативных локальных актов, где будут зафиксированы  правила формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Приказами будут регламентироваться все действия сотрудников предприятия по переходу на новый формат трудовых.

Даже если весь штат откажется от нововведений, работодателю всё равно придется подготовиться к изменениям, поскольку с 2021 года все молодые специалисты будут начинать свою трудовую деятельность исключительно вместе с электронными трудовыми книжками (ЭТК). Да и отчеты сдавать в ПФР придется несмотря ни на что.

Поэтому в приказе о введении электронных трудовых книжек сразу можно определить ответственных за подготовку форм СЗИ-ТД, СЗВ-ТД и выдачу информации работникам из ЭТК. При желании работников оцифровать трудовые в приказе желательно закрепить порядок ведения электронных книжек, а также сроки выдачи бумажных книжек на руки работникам.

В какие сроки будет выпущен приказ, решает работодатель. Также ему нужно определиться с полным содержанием самого документа. Мы же приведем один из вариантов того, как он может выглядеть.

Уведомление об электронных трудовых книжках – порядок и сроки вручения

Уведомление работников об электронных трудовых книжках (образец приведен в конце статьи) – это письменно оформленный документ, сообщающий работникам о новых положениях трудового законодательства и о праве работника на выбор между бумажным и электронным вариантом ведения трудовой книжки. Унифицированной формы документа не существует, работодатель разрабатывает ее самостоятельно.

Еще по теме  Брака между дальние родственники

Уведомление о электронной трудовой книжке необходимо вручить каждому сотруднику до 30 июня 2020 года (включительно). Такое требование указано в ч. 1 ст. 2 закона от 16.12.2019 г. № 439-ФЗ. Лучше сделать это под роспись, так как, если в будущем со стороны работника возникнут какие-либо претензии – работодатель сможет доказать свою правоту.

Уведомление можно вручить двумя способами:

  • передать лично в руки (под роспись на втором экземпляре или в специальном журнале);

  • отправить по почте заказным письмом с уведомлением.

Второй вариант используется, если сотрудник отсутствует на рабочем месте — находится в длительном отпуске, на больничном, в командировке, декретном отпуске.

Если работник откажется принимать уведомление, работодателю необходимо составить акт об отказе от подписи. Дополнительно можно перестраховать себя и отправить извещение работнику по почте.

Какие сведения надо включить в уведомление

Уведомление работника о введении электронной трудовой книжки нужно составить на фирменном бланке организации. В документе необходимо указать такие сведения:

  • наименование документа;

  • дату и место составления;

  • полное наименование организации или Ф.И.О. ИП;

  • Ф.И.О. и должность сотрудника, которому адресовано уведомление, адрес проживания (при направлении почтой);

  • основание для уведомления (введение электронных трудовых книжек);

  • предложение сделать выбор между бумажным и электронным вариантом;

  • подпись руководителя или начальника кадровой службы, ответственного за уведомление работников;

  • подпись сотрудника о получении (с расшифровкой) и дата получения уведомления.

Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки

Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.

Еще по теме  Договор цессии (уступки прав) по договору займа

Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreators

Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:

  • в МФЦ;

  • в ПФ РФ;

  • на портале госуслуг.

Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Как правильно составить уведомление об электронных трудовых книжках

В верхней части надо указать полное название организации или ИП, либо составить документ на фирменном бланке. Далее нужно прописать должность, Ф.И.О. получателя, указать полное наименование документа («Уведомление о введении электронной трудовой книжки»). Затем указывают дату и место составления.

Далее идет текстовая часть. Ее можно начать с вежливого обращения к сотруднику. К примеру, «Уважаемая Наталья Ивановна!». Затем необходимо изложить суть предстоящего нововведения. Логичнее начать с фразы «Уведомляем Вас, что в связи с изменением трудового законодательства с 1 января 2020 года …». Документ должен подписать руководитель или ответственное за уведомление должностное лицо.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжкиhttps://www.youtube.com/watch?v=ytpress

В уведомлении следует указать просьбу к сотруднику определиться с выбором формата трудовой книжки и подать в кадровую службу соответствующее заявление в срок до 31.12.2020 г. Бланк заявления можно приложить к уведомлению.

Оцените статью
Юридическое право
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.