Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7 (499) 653-60-72 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 426-14-07 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 500-27-29 (бесплатно)

Оформление документов для сдачи в архив

Право и жизнь

Правила архивирования

Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.

Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyen-GB

Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:

  • первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
  • при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
  • производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
  • ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
  • производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
  • разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
  • если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
  • на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
  • формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
  • делаются каталоги дел, распределенных по типу;
  • все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.

Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.

Как сдать документы в архив на государственное хранение

1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.

2. Заключить с нами договор.

3. Определить дату и время начала работ.

1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов
в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Оформление документов для сдачи в архив

Дела формируются работниками службы документационного
обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях
организации.

Формирование дел осуществляется под непосредственным
методическим руководством архива организации.

— подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные
и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ
Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» и других нормативных актов по делопроизводству;

— включать в дело документы, соответствующие по своему
заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;

— группировать в дело законченные делопроизводством
документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных
дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в
организации;

— документы постоянного и временного сроков хранения
необходимо группировать в отдельные дела;

— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressen-GB

— дело должно содержать не более 250 листов, его толщина
не должна превышать 4 см;

правила архивирования документов

— запрещается включать в дела черновые, рукописные,
незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы,
подлежащие возврату.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы
они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При
этом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие —
по датам поступления, исходящие — по датам отправления).

Приложения к документам, независимо от даты их
утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они
относятся.

Еще по теме  Документы для оформления в школу 1 класс

2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службы
документационного обеспечения управления организации или другими структурными
подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при
методической помощи и под контролем архива организации.

2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел.

2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения,
временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.

архивирование документов

— подшивку или переплет документов в дела ( п. 2.2);

— нумерацию листов в деле ( п. 2.3);

— составление внутренней описи документов дела ( п. 2.4);

— составление листа-заверителя дела ( п. 2.5);

https://www.youtube.com/watch?v=upload

— внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела
( п. 2.6).

2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения
(до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не
проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней
описи и листа-заверителя дела не составлять.

2.6.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет)
хранения и по личному составу оформляется согласно приложению 3 .

— наименование структурного подразделения организации и
его подчиненность;

— наименование отдела;

— номер дела (тома) по номенклатуре дела;

— заголовок дела;

— дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

— количество листов в деле;

— срок хранения дела.

архивирование бухгалтерских документов

2.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

2.6.3. При изменении наименования организации, структурного подразделения
(его подчиненности) или наименования отдела в течение периода, охватываемого
документами дела, на обложке дописывается новое наименование организации,
структурного подразделения или отдела, проставляется дата, а прежнее
наименование заключается в скобки.

2.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры
дел организации, согласованной с Экспертно-проверочной комиссией (экспертной
комиссией) архивной организации *.

* Учреждение Федеральной архивной
службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации
(соответствующий областной или республиканский архивный орган)

2.6.5. В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы,
постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей
организации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела в
заголовке не оговаривается.

— для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы,
датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого
позднего документа;

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrighten-GB

— для дел, содержащих переписку, датой начала дела
является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего
документа, а датой окончания — дата самого последнего входящего или исходящего
документа;

архивирование документов в организации

— датой личного дела являются даты подписания приказов о
приеме и увольнении лица, на которое оно заведено;

— датой дел, содержащих лицевые счета сотрудников
организации, личные дела уволенных сотрудников, и дел, содержащих планы и
отчеты, является год заведения дела.

Даты приложения к документам не принимаются во внимание.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает
с датой дела, то под графой «Дата дела» делается запись: «В деле имеются
документы за ______ год(ы)».

2.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указание
количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя
дела ( п. 2.5).

2.6.8 . Реквизит «Срок хранения дела» оформляется в
соответствии с номенклатурой дел организации.

правила архивирования документов в организации

2.6.9 . На корешке обложки дела указывается индекс дела по
номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

2.6.10 . Номер тома указывается только в том случае, если
заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается
количество заведенных томов.

Нюансы работы с запросами

В крупных компаниях образуется во время ведения деятельности огромное количество документов, поэтому они хранятся в отдельном помещении, называемом архивом. Он представлен отдельным структурным подразделением, а также во время его создания издается руководством специальное Положение, являющееся локальным нормативным актом фирмы.

Именно в этом Положении приводятся основные правила архивирования документов в организации, а также указывается ответственность должностных лиц, занимающихся данным процессом, за разные выявляемые нарушения.

Архивирование кадровых документов и других бумаг, формирующихся в процессе работы организации, выполняется ответственным работником, получающим за свою деятельность определенную зарплату. Если у руководителя или других сотрудников компании возникнет необходимость в изучении каких-либо документов, имеющихся в архиве, то они должны обратиться со специальным запросом к назначенному лицу.

Еще по теме  Новый закон 150-фз о кадастровых работах в 2019 -2020 годах об оформлении излишков земли в собственность

Информация из архива выдается в виде архивной справки, копии или выписки. Справка представлена документом, в который включается архивная информация о запрашиваемом предмете.

Архивная копия представлена воспроизведением текста или рисунка с какого-либо документа, хранящегося в архиве. Дополнительно на ней приводятся поисковые данные.

Выписка дословно воспроизводит только некоторую часть документации. Для этого сотрудник, составляющий запрос, должен указать, по какому именно вопросу требуется получить сведения.

2.2.
Подшивка (переплет) документов в деле (к п. 2.1.4 )

2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтения
текста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивке
металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед
документами подшивается чистый лист бумаги формата А4.

2.2.2. Дела с лицевыми счетами сотрудников подлежат переплету.

Цель процесса

Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:

  • документация передается в архив только по описи;
  • если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
  • каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
  • если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.

Архивирование документов в организации требуется для оптимизации всей документации, а также для ее грамотного хранения. При наличии хорошо структурированного архива любой сотрудник фирмы при необходимости сможет найти разные документы, имеющие отношение к персоналу, разным приказам или контрагентам.

Все чаще фирмы переходят на электронный документооборот, поэтому все документы хранятся в компьютере, для чего формируется электронная версия архива. Но при этом учитывается, что документы обладают юридической силой только при наличии бумажного формата, поэтому электронное хранение документов выступает только дополнением стандартному архиву.

2.5.
Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4 )

2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов
внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между
комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией
арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным
графитным карандашом.

архивирование документов в организации делопроизводства

2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические
документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной
стороне в левом верхнем углу.

2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографии
и т.п.) нумеруются как один лист.

2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и
нумеруется в правом верхнем углу как один лист.

2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при
этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в
конверт.

2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией
листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.

2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по
каждому тому отдельно.

2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для
нумерации листов.

2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах
допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б и
т.д.).

https://www.youtube.com/watch?v=ytabouten-GB

2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации
особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

порядок архивирования документов

2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе
формата А4 по установленной форме ( приложение 2 ).

2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью
количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии).

— наличие литерных листов и пропущенных номеров;

— номера листов с неустранимыми дефектами (порванные
листы, листы, залитые чернилами и т.п.).

Еще по теме  Системы электронного документооборота в организации

2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела
(повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и
т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

2.4.
Составление внутренней описи (к п. 2.1.4 )

2.4.1. Для учета документов дел постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения и документов по личному составу (75 лет) составляется
внутренняя опись.

2.4.2. В необходимых случаях по согласованию с архивом
составляется внутренняя опись к документам на дела сроком хранения до 10 лет, к
которым относятся документы с грифом «ДСП»; предложения, заявления и жалобы
граждан и т.п.

— порядковый номер документов в деле;

— заголовок (краткое содержание) документов;

— дата документов;

— индекс (регистрационный номер) документов;

— номера листов дела, на которых расположен каждый
документ.

2.4.4 . Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию
листов.

2.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с
указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

Особенности составления номенклатуры

Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.

При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:

  • индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
  • наименование дела;
  • число бумаг, хранящихся в папке;
  • срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
  • разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.

В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.

Правила издания «Положения об архиве»

В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:

  • указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
  • приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
  • перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
  • вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
  • указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.

Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.

Как правильно подготавливаются дела?

Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:

  • первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
  • производится описание документов и непосредственного дела;
  • проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
  • при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.

Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.

Заключение

Многие документы, создаваемые в процессе работы компании, должны храниться в течение длительного периода времени. Для создания оптимальных условий создается в фирме архив, представленный отдельным структурным подразделением. Дополнительно назначается ответственное лицо, занимающееся приемкой документацией в архив. Этот же специалист реагирует на запросы других работников и руководителей.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdeven-GB

При архивировании документации должны учитываться некоторые правила и требования, позволяющие грамотно структурировать бумаги, а также обеспечивать им идеальные условия хранения.

Оцените статью
Юридическое право
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.